Presentar las cuentas en el Registro Mercantil:
Se pueden presentar las cuentas anuales de una empresa en el Registro Mercantil desplazándose hasta el Registro Mercantil de la provincia donde esté domiciliada dicha empresa o de forma telemática. Para presentar las cuentas de una sociedad de forma telemática sin desplazarse al Registro Mercantil de la provincia donde esté domiciliada la empresa puede hacerlo a través de la www.registradores.org.
Al cierre del ejercicio el empresario deberá formular las cuentas anuales de su empresa, que comprenderán el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, un estado que refleje los cambios en el patrimonio neto del ejercicio un estado de flujos de efectivo y la memoria.
Estos documentos forman una unidad y deben redactarse con claridad y mostrar una imagen fiel del patrimonio de la situación financiera y de los resultados de la empresa.
Las cuentas anuales deberán ser firmadas por las siguientes personas que responderán de su veracidad:
– Por el propio empresario si se trata de una persona física.
– Por los socios ilimitadamente responsables por las deudas sociales.
– Por los administradores de las sociedades.
Los empresarios que en virtud de las disposiciones legales vigentes estén obligados a dar publicidad a sus cuentas anuales presentarán éstas para su depósito en el Registro Mercantil de la provincia donde esté domiciliada la empresa, dentro del mes siguiente a su aprobación.
Documentos a depositar:
– Solicitud firmada por el presentante.
– Certificación del acuerdo del órgano social competente con firmas legitimadas notarialmente, que contenga el acuerdo de aprobación de las cuentas y de la aplicación del resultado. La certificación expresará si las cuentas han sido formuladas de forma abreviada, expresando, en tal caso, la causa. La certificación expresará igualmente, bajo fe del certificante, que las cuentas y el informe de gestión están firmados por todos los administradores, o si faltare la firma de alguno de ellos se señalará esta circunstancia en la certificación, con expresa indicación de la causa. El informe de los auditores de cuentas deberá estar firmado por éstos.
– Un ejemplar de las cuentas anuales, debidamente identificado en la certificación.
– Un ejemplar del informe de gestión.
– Un ejemplar del informe de los auditores de cuentas cuando la sociedad está obligada a verificación contable o cuando se hubiere nombrado auditor a solicitud de la minoría.
– Un ejemplar del documento relativo a los negocios sobre acciones propias cuando la sociedad esté obligada a formularlo.
– Certificación acreditativa de que las cuentas depositadas se corresponden con las auditadas. Previa autorización de la Dirección General de los Registros y del Notariado, estos documentos contables podrán depositarse en soporte magnético.
De la presentación de las cuentas se practicará asiento en el Libro Diario en el que se identificará al solicitante y al presentante y se relacionarán los documentos presentados. Este asiento tendrá una vigencia de cinco meses.
Calificación e inscripción del depósito:
El Registrador calificará exclusivamente, bajo su responsabilidad, si los documentos presentados son los exigidos por la Ley, si están debidamente aprobados por la Junta general o por los socios, así como si constan las preceptivas firmas.
Verificado el cumplimiento de estos requisitos, Registrador tendrá por efectuado el depósito, practicando el correspondiente asiento en el Libro de depósito de cuentas y en la hoja abierta a la sociedad. El Registrador hará constar también esta circunstancia al pie de la solicitud, que quedará a disposición de los interesados.
La publicidad de las cuentas anuales y documentos complementarios depositados en el Registro Mercantil se hará efectiva por medio de certificación expedida por el Registrador o por medio de copia de los documentos depositados, a solicitud de cualquier persona. La copia podrá expedirse en soporte informático.
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