Presentar los libros contables en el Registro Mercantil


Presentar los libros contables en el Registro Mercantil

Se pueden presentar los libros de una empresa en el Registro Mercantil desplazándose hasta el Registro Mercantil de la provincia donde esté domiciliada dicha empresa o de forma telemática. Para presentar los libros de una sociedad  de forma telemática sin desplazarse al Registro Mercantil de la provincia donde esté domiciliada la empresa puede hacerlo a través de la www.registradores.org.

Todas las sociedades deben llevar a una serie de libros contables que deben ser legalizados en el Registro Mercantil correspondiente al domicilio social con anterioridad a su uso.

Los libros que se deben llevar son los siguientes:

a) Libros de contabilidad:

– Libro de inventarios y de cuentas anuales.

– Libro Diario. Voluntariamente, todos aquellos libros y registros que consideren convenientes, en función del sistema contable adoptado o la naturaleza de su actividad.

b) Libros Societarios:

– Libro de Actas ( En caso de que el órgano de administración sea un Consejo de Administración se llevan separadamente dos libros de actas, el de dicho órgano y el de actas de la Asamblea General)

– Libro de acciones nominativas en las Sociedades Anónimas y Comandatarias por acciones – Libro Registro de Socios en las Sociedades Limitadas.

Procedimiento para la Diligenciación y Legalización: Los empresarios presentarán los libros que obligatoriamente deben llevar en el Registro Mercantil del lugar donde tuvieren su domicilio, para que antes de su utilización, se ponga en el primer folio de cada uno diligencia de los que tuviera el libro, y en todas las hojas de cada libro, el sello del Registro.

Por otra parte, se permite, la realización de asientos y anotaciones por cualquier procedimiento idóneo sobre hojas que después habrán de ser encuadernadas correlativamente para formar los libros obligatorios, los cuales serán legalizados antes de que transcurran los 4 meses siguientes a la fecha de cierre del ejercicio.

En cuanto al Libro de Actas, podrán ser de hojas móviles y deberán legalizarse en el Registro Mercantil necesariamente antes de su utilización y no podrá legalizarse un nuevo libro en tanto no se acredite la íntegra utilización del anterior, salvo que se hubiere denunciado la sustracción del mismo o consignado en acta notarial su extravío o destrucción.

La solicitud se efectuará mediante instancia por duplicado dirigida al Registrador Mercantil en la que se reflejarán las siguientes circunstancias:

– Nombre y apellidos del empresario individual o denominación de la sociedad o entidad, y, en su caso, datos de identificación registral, así como su domicilio.

– Relación de los libros cuya legalización se solicita, con expresión de si se encuentran en blanco o si han sido formados mediante la encuadernación de hojas anotadas, así como del número de folios u hojas de que se compone cada libro.

– Fecha de apertura y, en su caso, de cierre de los últimos libros legalizados de la misma clase que aquellos cuya legalización se solicita.

– Fecha de la solicitud. Con la solicitud, que habrá de estar debidamente suscrita y sellada, deberán acompañarse los libros que pretendan legalizarse. Los sujetos sometidos a inscripción obligatoria y no inscritos sólo podrán solicitar la legalización una vez presentada a inscripción la escritura de constitución.

Los libros no serán legalizados hasta que la inscripción se practique.

Presentada la instancia y los libros a legalizar, se practicará en el Diario el correspondiente asiento de presentación.

En el asiento se harán constar la fecha de presentación de la instancia, la identificación del empresario solicitante y el número y clase de los libros a legalizar.

Los libros obligatorios que se presenten para su legalización antes de su utilización deberán estar, ya se hallen encuadernados o formados por hojas móviles, completamente en blanco y sus folios numerados correlativamente.

Los libros obligatorios formados por hojas encuadernadas con posterioridad a la realización en ellas de asientos y anotaciones por cualquier procedimiento idóneo deberán estar encuadernados de modo que no sea posible la sustitución de los folios y deberán tener el primer folio en blanco y los demás numerados correlativamente y por el orden cronológico que corresponda a los asientos y anotaciones practicados en ellas.

Los espacios en blanco deberán estar convenientemente anulados. Legalización de los libros: La legalización de los libros tendrá lugar mediante diligencia y sello.

La diligencia, firmada por el Registrador, se extenderá en el primer folio, en la misma se identificará al empresario, incluyendo, en su caso, sus datos registrales y se expresará la clase de libro, el número que le corresponda dentro de los de la misma clase legalizados por el mismo empresario, el número de folios de que se componga, y el sistema y contenido de su sellado.

El sello del Registro Mercantil se pondrá en todos los folios mediante impresión o estampillado.

También podrán ser sellados los libros mediante perforación mecánica de los folios, o por cualquier otro procedimiento que garantice la autenticidad de la legalización.

Plazo para la legalización: Si la solicitud se hubiera realizado en la debida forma y los libros reuniesen los requisitos establecidos legalmente, el Registrador procederá a su legalización dentro de los quince días siguientes al de su presentación.