Obtener certificado de nacimiento
¿Cómo obtener el certificado de nacimiento del Registro Civil?
Pasos para obtener el certificado:
- Rellene el formulario que hay a continuación con los datos de la persona sobre la que necesita el certificado.
- Rellene los datos del solicitante del certificado.
- Realice el pago con tarjeta de crédito.
- Recibirá un email de confirmación de la solicitud.
- Recibirá el certificado de nacimiento oficial por correo postal para que tenga total validez, en un plazo aproximado de 10/15 días, aunque ocasionalmente puede demorarse más tiempo.
El coste del Certificado de Nacimiento Oficial es de 12,50€ (+3€ si quiere recibirlo fuera de España).
Para obtener el certificado de nacimiento de forma rápida y segura rellene el siguiente formulario:
Solicitar Certificado de Nacimiento
¿Qué es el Certificado de Nacimiento?
El certificado de nacimiento es el documento expedido por el encargado del Registro Civil que da fe del hecho, fecha en que tuvo lugar, del sexo, y en su caso, de la hora en que se produjo y de la filiación del inscrito.
Se pueden solicitar varios tipos de certificado de nacimiento:
- Certificado de Nacimiento Positivo, hay dos tipos:
- Extracto: Es un resumen de la información relativa al hecho del nacimiento que consta en el Registro Civil.
- Literal: Es una copia literal de la inscripción de nacimiento, conteniendo todos los datos relativos a la identidad y al hecho del nacimiento.
- Certificado de Nacimiento Negativo: Acredita que una persona no está inscrita en ese Registro Civil.
Un certificado de nacimiento, registro de nacimiento, partida de nacimiento o acta de nacimiento es un registro vital que documenta el nacimiento de una persona.
El término «certificado de nacimiento» puede referirse al documento original que certifica las circunstancias del nacimiento o a una copia certificada o representación del registro subsiguiente de ese nacimiento.
Dependiendo de la jurisdicción, un registro de nacimiento puede o no contener la verificación del evento por parte de una partera o un médico.
El certificado de nacimiento es el único documento oficial que acredita el nacimiento de una persona, fecha y lugar en que se produjo y su filiación.
En el certificado, como notas marginales pueden figurar datos relativos al matrimonio, capacidad, defunción etc, ya que la inscripción de nacimiento es la principal donde se anotan referencias a otros actos que afecten al estado civil de la persona inscrita.
Clases o tipos de certificaciones o certificados de nacimiento
Las certificaciones pueden ser positivas o negativas:
Certificado de Nacimiento Positivo:
Extracto:
Es un resumen de la información relativa al hecho del nacimiento que consta en el Registro Civil.
Puede ser de distintos tipos:
- Ordinario: Es el expedido en lengua castellana para aquellas comunidades autónomas cuyo único idioma oficial sea el castellano.
- Internacional o plurilingüe: Es el destinado a surtir efecto en los países que hayan ratificado el Convenio de Viena de 8 de septiembre de 1976.
- Este certificado se expide en el idioma oficial de todos los países firmantes del citado convenio (España, Alemania, Austria, Bélgica, Bosnia, Croacia, Eslovenia, Francia, Italia, Luxemburgo, Macedonia, Países Bajos, Portugal, Suiza, Turquía, Serbia, Montenegro). o Bilingüe:
Siempre que se solicite un certificado en extracto en una Comunidad Autónoma que tenga su propio idioma oficial, éste será emitido en castellano y en el idioma oficial de la Comunidad Autónoma en el que se expida.
Literal:
Es una copia literal de la inscripción de nacimiento, conteniendo todos los datos relativos a la identidad y al hecho del nacimiento.
Certificado de Nacimiento Negativo:
Acredita que una persona no está inscrita en ese Registro Civil.
Servirá para acreditar los datos contenidos en los asientos registrales informatizados y digitalizados de la base central de datos que se hayan practicado a partir del 1 de Enero de 1950 en los Registros Civiles Municipales o en el Registro Civil Central.
No podrán expedirse certificaciones por este procedimiento cuando los asientos se practicasen antes de 1950 o se hubieran realizado en un Registro Civil delegado (jueces de paz) o en un Registro Civil Consular.
Certificado de Nacimiento para la expedición del DNI:
Debe indicarse expresamente esta finalidad, ya que solo se expide una vez, y origina una nota marginal en la inscripción de nacimiento.
Contenido de los certificados/certificaciones de nacimiento
En las certificaciones constarán:
- El Registro Civil que la expide, con indicación en los Municipales del término y provincia, y en los Consulares, de la población y Estado.
- La identidad del inscrito, con las menciones que aparezcan en la inscripción.
- La página y tomo del asiento, o el folio y legajo correspondiente.
- La fecha, el nombre y la firma del Encargado, del Secretario Judicial o del Funcionario Delegado que certifique, y sello de la oficina.
Cuando se trate de sello electrónico de la Dirección General de los Registros y del Notariado se incluirá información sobre el código seguro de verificación, el procedimiento de verificación del contenido del documento que se expide y la fecha de expedición.
¿Cómo solicitar el certificado de nacimiento?
Solicitud por Internet:
Para solicitar el certificado de nacimiento de forma rápida y segura rellene el siguiente formulario:
Por internet: Sin certificado digital
La petición de certificados a los Registros Civiles por vía telemática es posible respecto a las inscripciones que consten en los Registros Civiles informatizados que figuran en el listado desplegable del formulario de solicitud, en el cual próximamente serán incluidos los Registros Civiles que se vayan incorporando en este proceso de informatización.
El certificado solicitado por esta vía se remitirá preferentemente por correo ordinario al domicilio indicado en la solicitud.
No obstante, el interesado podrá recogerlo presencialmente siempre que lo hubiera indicado expresamente en la solicitud.
Para realizar este trámite por internet debe acceder a la sede electrónica del ministerio de Justicia o a través de nuestra web:
Por internet: Con certificado digital
La petición de certificaciones a los Registros Civiles por vía telemática es posible respecto a las inscripciones que consten en los Registros Civiles informatizados que figuran en el listado desplegable del formulario de solicitud, en el cual próximamente serán incluidos los Registros Civiles que se vayan incorporando en este proceso de informatización.
Para realizar este trámite por internet puede acceder a la sede electrónica del Ministerio de Justicia o a través de nuestra web:
Solicitud presencial
Acudiendo personalmente al Registro Civil.
Acudiendo al Registro Civil donde conste inscrito el nacimiento, con el formulario disponible en esta web, debidamente cumplimentado y previa solicitud de cita previa.
Documentación a aportar:
- D.N.I. de la persona que solicite el certificado
- Indicar el nombre, apellidos y fecha y lugar de nacimiento de la persona sobre la que se solicita el certificado. A ser posible, el Tomo y Página en que conste la inscripción.
A continuación debe indicarse qué tipo de certificado se desea:
- Literal.
- Extracto
- Ordinario o bilingüe.
- Internacional o plurilingüe.
- Negativo
Formas de recepción del certificado:
Cualquiera de los certificados de nacimiento, anteriormente descritos, se podrán recoger en la ventanilla del Registro Civil correspondiente.
Solicitud por correo postal
Si se quiere solicitar y recibir, en su caso, el certificado de matrimonio por correo ordinario, se puede enviar una carta al Registro Civil indicando claramente el nombre y la dirección postal a la que se vaya a enviar el certificado, haciéndose constar en la solicitud los siguientes datos:
- Nombre, apellidos y DNI del solicitante.
- Nombres y apellidos de los contrayentes, fecha y lugar de celebración del matrimonio sobre el que se solicita el certificado.
A continuación se debe indicar la clase de certificado deseado:
- Literal.
- Extracto
- Ordinario o bilingüe.
- Internacional o plurilingüe
- Negativo:
Es aconsejable indicar teléfono de contacto para el caso de que haya que aclarar algún dato.
Plazo de entrega del certificado
El plazo aproximado de entrega por correo postal del Certificado de Nacimiento es de 10/15 días, aunque ocasionalmente puede demorarse más tiempo dependiendo del Registro.
Es decir, el plazo que transcurrirá entre la solicitud y la recepción por correo postal del certificado estará próximo a los 15 días.
Asimismo, dicho plazo se verá interrumpido cuando se haya requerido por el Registro Civil la ampliación o aclaración de los datos de la solicitud, hasta que no sean subsanados por el peticionario, así como cuando por problemas técnicos no sea posible recibir correctamente las peticiones solicitadas.
¿Quién puede solicitar el certificado de nacimiento?
Cualquier ciudadano que tenga interés en conocer su contenido.
El interés en conocer los asientos de los Registros Civiles o Consulares se presume en quien solicita el certificado.
Sin embargo, no se dará publicidad sin autorización especial en los siguientes casos:
- De la filiación adoptiva (dejando a salvo la inscripción practicada de acuerdo con la Instrucción de la DGRN de 15 de febrero de 1999) o desconocida o de circunstancias que descubran tal carácter, y del cambio del apellido Expósito u otros análogos o inconvenientes.
- En caso de rectificación del sexo, la autorización en estos casos se concederá por el Juez encargado y sólo a quienes justifiquen interés legítimo y razón fundada para pedirla.
- De los cambios de apellidos autorizados en los supuestos de violencia de género, o cuando la urgencia de la situación lo ha requerido.
En estos casos de publicidad restringida, la certificación expresará el nombre del solicitante, los efectos para que se libra y la autorización expresa del Encargado. Éste, en el registro directamente a su cargo, expedirá por sí mismo la certificación.
En cuanto a las certificaciones con sello electrónico de la Dirección General de los Registros y del Notariado únicamente podrá solicitarlas el titular de los datos que se identifique mediante DNI electrónico u otros sistemas de firma electrónica avanzada admitida por las Administraciones Públicas.
Dichos datos registrales se referirán a asientos digitalizados o informatizados de nacimiento que se hayan practicado a partir del 1 de Enero de 1950.
En ningún caso, podrá obtenerse por este procedimiento información relativa a los datos registrales de otras personas.
Verificación de certificaciones electrónicas de nacimiento del Registro Civil
En cada una de las secciones: nacimiento, matrimonio o defunción, hay disponibles dos trámites para verificar las certificaciones electrónicas de registro civil, una en la que hay que identificarse electrónicamente y otra en la que no es necesario. La diferencia entre ambos trámites es la siguiente:
- Verificación SIN identificación electrónica: En este trámite solo podrá visualizar el documento electrónico cuya validez se desea comprobar, pero no será posible su descarga.
- Verificación CON identificación electrónica: En este trámite se podrá visualizar y descargar el documento electrónico cuya validez se desea comprobar si la persona identificada es la misma que solicitó el certificado de registro civil cuya validez se está comprobando. En otro caso, si la persona identificada y la que solicitó el certificado son diferentes, el servicio solo permitirá visualizar el certificado cuya validez se quiere comprobar.
>>> Verificar Certificado de Nacimiento
Publicidad de los nacimientos inscritos en el Registro Civil
La publicidad de los nacimientos inscritos en el Registro Civil se hace a través del Certificado de Nacimiento.
La Ley concibe el Registro Civil como un registro electrónico en el que se practican asientos informáticos, que da fe de los hechos y actos del estado civil y organiza la publicidad instrumental de los mismos.
La publicidad registral material consiste en el conjunto de derechos sustantivos que de la inscripción se desprenden en beneficio de quien inscribe, que a su vez se encuentra protegido por las presunciones de legalidad, exactitud e integridad (artículos 13, 16 y 81.3 LRC).
La publicidad registral formal deriva del hecho de ser un registro público y se refiere, desde este punto de vista, al derecho que tiene todo ciudadano con plena capacidad de obrar, o bien asistido por su representante legal, a tomar conocimiento de los asientos del Registro Civil que figuren en su registro individual, de forma ilimitada; al acceso a los datos que consten en el Registro Civil por
parte de la administración pública en el desempeño de sus funciones y al de terceros que acrediten tener interés legítimo en obtener información registral de los datos que soliciten conocer (artículos 15 y 80 y siguientes de la LRC).
Las certificaciones o certificados de nacimiento son aquellos documentos que permiten obtener la publicidad de los asientos obrantes en el Registro Civil, a solicitud de los sujetos inscritos, sus representantes legales o terceros con interés legítimo.
El certificado de nacimiento tiene valor de documento público y probatorio respecto de los datos que constan en los asientos del Registro Civil. Dichas certificaciones se presumen exactas y constituyen prueba plena de los hechos y actos inscritos en el RC, pero si por circunstancias excepcionales, la certificación no fuese conforme con los datos que consten en el Registro Civil, se estará a lo que de éste resulte, sin perjuicio de la responsabilidad que proceda.
Publicidad de la información del Registro Civil mediante certificación o certificado de nacimiento
Con carácter excepcional y con fines de investigación familiar, histórica o científica, se podrá autorizar el acceso a la información registral en los términos que reglamentariamente se establezcan.
¿Quiénes podrán expedir certificaciones o certificados de nacimiento?
Serán competentes los Encargados de las Oficinas del Registro Civil. Las certificaciones o certificados de nacimiento serán expedidas por medios electrónicos, aunque, excepcionalmente, también podrán expedirse por otro medios. A solicitud de la persona interesada, las certificaciones podrán ser bilingües.
Validez de las certificaciones de nacimiento
Se presumirán exactas y constituyen prueba plena de los hechos y actos inscritos en el Registro Civil.
¿Qué clases de certificaciones o certificados de nacimiento existen?
Las certificaciones podrán ser literales o en extracto.
Salvo solicitud expresa en sentido contrario, se expedirá certificación en extracto. Si no constara ningún asiento, la certificación será negativa.
Las certificaciones literales comprenderán la totalidad del contenido del asiento o asientos a que se refieran.
Las certificaciones en extracto contendrán los datos que se determinen reglamentariamente.
¿Qué es la publicidad registral o Publicidad del Registro Civil?
La Ley concibe el Registro Civil como un registro electrónico en el que se practican asientos informáticos, que da fe de los hechos y actos del estado civil y organiza la publicidad instrumental de los mismos.
La publicidad registral material consiste en el conjunto de derechos sustantivos que de la inscripción se desprenden en beneficio de quien inscribe, que a su vez se encuentra protegido por las presunciones de legalidad, exactitud e integridad (artículos 13, 16 y 81.3 LRC).
La publicidad registral formal deriva del hecho de ser un registro público y se refiere, desde este punto de vista, al derecho que tiene todo ciudadano con plena capacidad de obrar, o bien asistido por su representante legal, a tomar conocimiento de los asientos del Registro Civil que figuren en su registro individual, de forma ilimitada; al acceso a los datos que consten en el Registro Civil por
parte de la administración pública en el desempeño de sus funciones y al de terceros que acrediten tener interés legítimo en obtener información registral de los datos que soliciten conocer (artículos 15 y 80 y siguientes de la LRC).
Las certificaciones son aquellos documentos que permiten obtener la publicidad de los asientos obrantes en el Registro Civil, a solicitud de los sujetos inscritos, sus representantes legales o
terceros con interés legítimo.
El certificado de matrimonio tiene valor de documento público y probatorio respecto de los datos que constan en los asientos del Registro Civil. Dichas certificaciones se presumen exactas y constituyen prueba plena de los hechos y actos inscritos en el RC, pero si por circunstancias excepcionales, la certificación no fuese conforme con los datos que consten en el Registro Civil, se estará a lo que de éste resulte, sin perjuicio de la responsabilidad que proceda.
Los canales que puede utilizar un solicitante son:
- Sede Electrónica.
- Presencial en Oficinas del Registro Civil (Oficinas Generales, Oficina Central, Oficinas Consulares y oficinas colaboradoras).
- Ventanilla física colaboradora: Por ejemplo: Notarías que actúan como terceros intermediarios.
Como se ha indicado anteriormente y atendiendo a lo previsto por el artículo 15 de la LRC, los ciudadanos tendrán libre acceso a los datos que figuren en su registro individual y, por ende, las
personas que ostenten su representación legal o sean autorizadas por el propio titular o dicho representante legal. No obstante, también podrá obtenerse información registral por parte de un
tercero distinto del titular del registro individual, siempre que se identifique y que exista un interés legítimo para ello.
Como criterio básico para valorar la existencia de ese interés legítimo, se establece que la finalidad de la solicitud deberá estar vinculada a la propia naturaleza del Registro Civil y no a otros fines mercantiles o comerciales distintos.
Solicitud de un certificado de nacimiento al Registro Civil
Solicitar Certificado de Nacimiento
¿Cómo puedo solicitar un certificado para mí mismo?
En la pantalla inicial del trámite debe seleccionar en “Persona para la que solicita el certificado de matrimonio” la opción “INSCRITO”. Así podrá solicitar certificados de nacimiento o matrimonio en los que usted es el inscrito, o uno de los inscritos en el caso de certificados de matrimonio.
¿Puedo solicitar certificados en nombre de otra persona?
Sí se puede. En la pantalla inicial del trámite debe seleccionar en “Persona para la que solicita el certificado de matrimonio” la opción “TERCERO”. Podrá solicitar certificados de nacimiento, matrimonio o defunción en los que usted NO es el inscrito, o NO es uno de los inscritos en el caso de certificados de matrimonio.
En estos casos debe indicar si el inscrito ha fallecido o está vivo y su relación con el mismo, seleccionándola en la opción de la primera pantalla de la aplicación “En calidad de”.
¿Cuándo puedo actuar como representante legal?
Podrán actuar como representante legal, por ejemplo, los padres respecto de sus hijos, cuando dichos hijos sean menores de edad. No se consideran incluidos en el grupo «Representante Legal» los siguientes:
- El representante legal que ejerce la tutela, que debe aportar la documentación que le acredite como representante legal si no constara ya en el Registro.
- El representante voluntario que actúa por mandato civil o administrativo (abogado, procurador o autorizado) que tiene que acompañar a la solicitud el documento que le faculta como autorizado (poder notarial, designación del turno de AJG, autorización administrativa…).
Cuando se actúa como representante legal en la solicitud de certificados de registro Civil, deberá marcar en la aplicación una casilla indicando que acepta la declaración responsable indicada al efecto.
¿Tengo que adjuntar una documentación acreditativa si solicito un certificado de matrimonio en nombre de otra persona?
Hasta la completa entrada en vigor de la ley 20/2011 no se va a exigir, de forma general, la aportación de documentación justificativa o acreditativa del interés legítimo a aquellos terceros que lo requieran. Se podrá exigir la aportación de dichos documentos para la expedición de certificados únicamente si la solicitud va dirigida a una oficina de Registro Civil en la que ya se haya implantado el nuevo modelo de Registro Civil. La aplicación de sede electrónica solicitará la documentación acreditativa solo en este caso, es decir, cuando en la oficina de destino esté implantado el nuevo modelo de Registro Civil.
El Ministerio de Justicia y las Comunidades Autónomas competentes prevén completar la completa transformación de Modelo Registral en las oficinas actuales de Registro Civil antes de finalizar el año 2023.
Durante el periodo de convivencia de las leyes de 8 de junio de 1957 sobre el Registro Civil, y 20/2011, de 21 de Julio, del Registro Civil, en el que se está implantando de forma progresiva el nuevo modelo registral, solo tendrán que aportar estos documentos acreditativos si la oficina que tramite el expediente ya esté bajo el mandato de la Ley 20/2011.
Se previene al solicitante de que, si no explica causa justificativa, necesidad y destinatario, la solicitud será denegada.
Se podrá exigir la aportación de dichos documentos cuando solicite un certificado como tercero en determinados casos:
- Cuando en el campo “En calidad de” seleccione: “Autorizado por el inscrito o por su representante” u “Otros”, para certificados de nacimiento o matrimonio.
¿Puedo obtener los certificados de registro civil electrónicamente en el momento?
Para obtener los certificados de matrimonio del Registro Civil en el momento, los hechos sobre los que se solicitan deben estar asociados a oficinas de registro civil digitalizadas o informatizadas, en otro caso no será posible.
Si se cumple la condición del párrafo anterior, se podrán obtener los certificados en el momento en los siguientes casos:
Cuando usted sea el inscrito, es decir que lo esté solicitando para usted mismo. Casos de certificados de nacimiento y matrimonio.
En las siguientes situaciones cuando lo solicite como tercero, es decir, que lo solicite para otra persona:
- Si el inscrito está vivo y usted es su representante legal. Solo para certificados de nacimiento. Excepto cuando la finalidad es para obtener el DNI/Pasaporte y la inscripción se realizó con la Ley de 1957, en este caso requerirá tramitación y será enviada por correo postal al domicilio del solicitante.
- Si el inscrito ha fallecido y usted está en el grupo de “Hijos de, Cónyuges de y Parejas de hecho” respecto al inscrito. Para certificados de nacimiento y matrimonio.
En el resto de casos NO se obtendrá el certificado en el momento electrónicamente.
¿Los certificados de defunción se pueden obtenerse electrónicamente al momento?
Por ahora no podrán obtenerse, en general, electrónicamente al momento los certificados de defunción. Para las inscripciones realizadas en oficinas en las que se vaya implantado el nuevo
modelo de Registro Civil, sí será posible.
¿Las personas con un solo apellido pueden obtener el certificado de matrimonio al momento?
Por ahora, NO será posible obtener los certificados al momento para personas con un solo apellido.
¿Los certificados de hechos registrados en consulados pueden obtenerse al momento?
Podrán obtenerse electrónicamente a partir de la entrada en vigor de la “Ley 20/2011, de 21 de julio, del Registro Civil” para los hechos ocurridos una vez haya entrado en vigor dicha ley, según
vayan adoptando las oficinas de registro civil consular el nuevo modelo de Registro Civil.
¿Cómo obtengo el certificado de matrimonio si no se proporciona electrónicamente en el momento?
En el resto de supuestos no indicados en ¿Puedo obtener los certificados de registro civil en el momento electrónicamente? la aplicación, en función del caso, le solicitará unos u otros datos y le irá guiando en el proceso, podrán darse dos situaciones:
- Su solicitud será enviada a tramitar por un funcionario, y una vez estudiada y aceptada, se le remitirá el certificado a la dirección de correo postal que indique en su solicitud.
- En caso de que el hecho sobre el que se solicita la certificación se encuentre en una oficina de registro civil NO informatizada, la propia aplicación le indicará que debe solicitarlo presencialmente.
¿Puedo seleccionar el idioma del certificado de matrimonio?
La aplicación permite seleccionarlo, pero solo se proporcionará el certificado en el idioma solicitado cuando sea posible. Para las inscripciones digitalizadas y para las informatizadas en papel puede no ser posible expedirlos en el idioma solicitado.
¿Quién puede solicitar el certificado de nacimiento?
A continuación, se detallan por grupos los tipos de interesados, debiendo tenerse en cuenta que en todos los casos los solicitantes deben acreditar su identidad o autenticarse al formular la petición:
Con acceso libre a sus propios datos o a los datos de su representado o autorizante, integrado por:
- El titular del registro individual.
- Su representante legal, cuando el titular sea menor de edad o con capacidad jurídica modificada judicialmente.
- Persona distinta que contara con autorización del titular o del representante legal del titular vivo, aportando autorización del inscrito o del representante legal, a través del medio legal oportuno.
Personas distintas de las anteriores para las que se presume la existencia de interés legítimo, en virtud de su relación de parentesco y del carácter público del Registro Civil. Serían:
- El cónyuge.
- La pareja de hecho.
- Los ascendientes y descendientes hasta el segundo grado.
Terceros distintos del titular del registro individual, su representante legal o autorizado y de las personas con presunción de interés legítimo derivada de parentesco que tendrían que demostrar o hacerse responsables de la existencia de ese interés legítimo. Serían:
- Terceros intermediarios: Por ejemplo, la solicitud puede ser presentada por el Notario actuando de ventanilla física colaboradora, en su condición de funcionario público; que hace constar en su solicitud que ha comprobado previamente en el ejercicio de sus funciones la identidad y la existencia de interés legítimo del destinatario final de la certificación. De ahí que se hable de tercero intermediario, porque es el Notario el que comprueba la identidad e interés legítimo del interesado.
- Terceros no autorizados: Por ejemplo, acreedores del sujeto inscrito.
- Autoridades Administrativas y Judiciales: Aquellas administraciones públicas, entidades u organismos públicos que, por cualquier motivo excepcional, no cuenten con otros accesos al Registro Civil disponibles de forma temporal, pero necesiten obtener cierta información por causa fundada en normativa legal, podrán dirigirse a las oficinas del Registro Civil a través de este régimen de acceso para publicidad por certificación. Por ejemplo, Juzgados.
- Autorizados por el Juez de 1ª Instancia: Por ejemplo, cuando el sujeto inscrito ha fallecido y la petición se refiere a datos especialmente protegidos (Ley 20/2011, Art. 84)
A la vista de lo anterior, la nueva Ley introduce la necesidad de valorar el interés legítimo del solicítate del certificado de matrimonio y por tanto el nuevo sistema modela la distinta casuística de los solicitantes, que además deberán estar identificados por medios electrónicos.
Regulación y requisitos en la expedición de Certificados de Nacimiento
INSTRUCCIÓN de 20 de marzo de 2002, de la Dirección General de los Registros y del Notariado, en materia de recepción y despacho de solicitudes de certificaciones o certificados de nacimiento en los Registros civiles por vía telemática.
El artículo 105 del Reglamento del Registro Civil, redactado por el Real Decreto 1917/1986, de 29 de agosto, habilitó al Ministerio de Justicia para decidir, sin perjuicio de la conservación de los libros, la informatización de los Registros y de la expedición de certificaciones de nacimiento por ordenador.
Posteriormente la Ley Orgánica 7/1992, de 20 de noviembre, reiteró el reconocimiento de la necesidad de informatización disponiendo que las inscripciones registrales podrán ser objeto de tratamiento automatizado, dando nueva redacción al artículo 6 de la Ley del Registro Civil, y la disposición final tercera de esta última establece que reglamentariamente se determinarán los requisitos y la forma de practicar los asientos y expedir las certificaciones.
En desarrollo de esta última previsión la Orden del Ministerio de Justicia de 19 de julio de 1999 fijó en su artículo 6, dentro del marco jurídico general a que debería ajustarse la organización y funcionamiento de los Registros civiles informatizados, el modo de expedición de las certificaciones de los libros registrales informatizados. Estas previsiones fueron finalmente complementadas por la Orden del Ministerio de Justicia de 1 de junio de 2001 que aprobó los nuevos modelos y formatos de las certificaciones expedidas por los Registros civiles informatizados (vid. artículo 4).
El citado proceso de informatización, en base a los equipos y nuevas tecnologías de la información y de las comunicaciones con que se dota a los Registros civiles, permite facilitar a los usuarios e interesados sus comunicaciones con tales Registros, evitando en gran medida desplazamientos y trámites presenciales. En este ámbito es de particular interés facilitar la posibilidad de que las solicitudes de certificados de nacimiento puedan remitirse por los interesados a los Registros civiles competentes por vía de correo electrónico.
Ciertamente, si el artículo 23 del Reglamento del Registro Civil permite como regla general, en armonía con el principio general de simplificación administrativa y con la ausencia de rigorismo formal que caracteriza las actuaciones del Registro Civil en sus relaciones con los particulares, que puedan solicitarse las certificaciones oralmente, y el artículo 375 del mismo Reglamento dispone que serán cumplidas las peticiones de certificaciones que se reciban directamente por correo, también ha de ser posible la formalización de tales solicitudes por la moderna vía del correo electrónica. A tal fin resulta conveniente establecer las reglas precisas para unificar la práctica registral en este ámbito, dotando al tiempo de seguridad jurídica, confianza y certeza tanto a los usuarios como a los Encargados de los Registros,
En su virtud, la Dirección General, en uso de las facultades que tiene conferidas conforme al artículo 4.1.h) del Real Decreto 1474/2000, de 4 de agosto, de estructura orgánica básica del Ministerio de Justicia, y de la habilitación de desarrollo y ejecución contenida en la disposición final primera de la Orden del Ministerio de Justicia de 1 de junio de 2001, ha acordado las siguientes reglas:
Primera. Presentación de solicitudes de certificación por correo electrónico:
Los Registros civiles informatizados, dotados con cuenta de correo electrónico propia, considerarán válidamente formalizadas a los efectos de su despacho las solicitudes de certificación que reciban a través de la indicada cuenta, salvo los supuestos contemplados en el artículo 23 del Reglamento del Registro Civil, así como los relativos a la regla séptima de esta Instrucción.
Segunda. Modelos de solicitud:
La solicitud del certificado de nacimiento podrá realizarse utilizando el modelo normalizado que a tales efectos se encuentra publicado en la página web del Ministerio de Justicia o en cualquier otro.
La solicitud, en todo caso, deberá contener los datos necesarios para la busca, conforme al párrafo final del artículo 23 del Reglamento del Registro Civil. Entre tales datos será imprescindible indicar los de identidad de la persona o personas inscritas, el lugar del hecho inscrito al que haya de referirse la certificación y, al menos con cierta aproximación, la fecha de acaecimiento del hecho.
Además de ello se especificará el tipo de certificación que se pide, literal o en extracto. En defecto de manifestación sobre este punto se expedirán en extracto. Finalmente, se deberá indicar la finalidad para la que se solicita la certificación.
Tercera. Solicitudes con datos incompletos:
En caso de que la solicitud del certificado de nacimiento no contuviera alguno de los datos indicados en el apartado anterior haciendo imposible la localización de los datos a que se haya de referir la certificación, el Encargado y, por su delegación el Secretario o funcionario designado al efecto, lo pondrá en conocimiento del solicitante por la misma vía electrónica a fin de que pueda subsanar tal omisión, conforme a la obligación de informar a los interesados para facilitarles la publicidad registral establecida en el artículo 17 del Reglamento del Registro Civil.
Cuarta. Legitimación de los solicitantes del certificado de nacimiento:
En materia de legitimación de los particulares para obtener certificaciones de nacimiento del Registro Civil rige, en el ámbito a que se refiere esta Instrucción, la regla general de presunción de interés en conocer los asientos en quien solicita la certificación establecida por el párrafo 2.o del artículo 17 del Reglamento, con las limitaciones también de carácter general previstas en los artículos 21 y 22 del mismo Reglamento y en los términos de la Instrucción de este centro directivo de 9 de enero de 1987.
En consecuencia, en caso de solicitudes múltiples referidas al mismo asiento o documento por parte de particulares el Encargado adoptará las determinaciones oportunas a fin de evitar abusos y preservar la intimidad de los sujetos inscritos, denegando en caso de duda la expedición de la segunda y sucesivas certificaciones de un mismo asiento o documento, sin perjuicio del recurso previsto en el artículo 25 del Reglamento contra las denegaciones indebidas.
Quinta. Plazo de expedición del certificado de nacimiento:
Si no se ha indicado en la solicitud el carácter urgente de la certificación de nacimiento ésta deberá ser expedida o denegada en el plazo de los tres días siguientes al de la formulación de la solicitud, con exclusión en el cómputo del día primero, conforme al artículo 6 del Reglamento del Registro Civil.
En caso de solicitud con carácter de urgencia justificada rige el plazo de expedición de veinticuatro horas establecido por el artículo 24 del Reglamento del Registro Civil.
Sexta. Organización de la oficina registral:
A los efectos de lo dispuesto en los apartados anteriores, el Encargado con la colaboración del Secretario adoptará las disposiciones necesarias para:
-
Asegurar la apertura, al menos, una vez al día del correo electrónico recibido en su Registro, dando acuse de recibo electrónico.
-
Garantizar la igualdad de trato en el orden de su despacho y expedición de las solicitudes de certificaciones recibidas por correo electrónico y las recibidas por las vías tradicionales, respetando en dicho despacho el orden de su recepción.
-
Designar a un funcionario adscrito al servicio registral como responsable de tales tareas, sin perjuicio, en su caso, de las restantes funciones que tuviere atribuidas.
Séptima. Excepciones en materia de publicidad restringida:
Se exceptúa de la regla general de admisibilidad de la presentación de las solicitudes de certificado de nacimiento por correo electrónico los supuestos de publicidad restringida.
Las certificaciones de nacimiento que contengan alguno de los datos reservados enumerados en el artículo 21 del Reglamento del Registro Civil (filiación adoptiva, no matrimonial o desconocida, rectificación del sexo, causas del divorcio, etc.), únicamente pueden ser expedidas sin autorización especial a las personas que menciona en cada caso el artículo 22 del propio Reglamento.
Si la certificación es solicitada por otra persona, resulta imprescindible que ésta obtenga la autorización expresa del Encargado, ante quien debe justificar su interés legítimo y razón fundada para la petición.
La expedición de las certificados de nacimiento indicadas en el párrafo anterior requieren una comprobación fehaciente de la identidad del peticionario, debiéndose verificar por el Encargado o, en su caso, Secretario u oficial habilitado, mediante comparecencia personal y directa en la oficina de Registro del propio solicitante o quien acredite suficientemente tener atribuida su representación.
Octava. Presentación de solicitudes de Certificación de Nacimiento por telefax:
Las reglas anteriores serán aplicables analógicamente en los casos de presentación de solicitudes de certificación registral de nacimiento por medio de telefax, tanto en los Registros civiles informatizados como en aquellos otros que todavía no se han incorporado a dicho proceso de informatización pero que han sido dotados con equipos de comunicación mediante telefax.
Contenido de las certificaciones de nacimiento con sello electrónico de la Dirección General de los Registros y del Notariado
En las certificaciones o certificados de nacimiento figurará el contenido completo de los asientos registrales digitalizados e informatizados que consten en la base de datos dependiente de la Dirección General de los Registros y del Notariado.
Se expedirán certificaciones de asientos de nacimiento practicados en los Registros Civiles a partir de 1950. No se emitirán certificaciones de asientos inscritos en los Juzgados de paz.
Requisitos de autenticación e identificación
1. La solicitud de las certificaciones electrónicas se efectuará mediante el cumplimiento de alguno de los sistemas de identificación y autenticación previstos en el artículo 13 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos, así como en la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de Firma Electrónica. La identificación del solicitante que inicie los procedimientos requerirá el uso de uno de los siguientes sistemas:
- 1.º Sistemas de firma electrónica incorporados al Documento Nacional de Identidad. cve: BOE-A-2011-9448 BOLETÍN OFICIAL DEL ESTADO Núm. 129 Martes 31 de mayo de 2011 Sec. I. Pág. 53525
- 2.º Sistemas de firma electrónica avanzada, incluyendo los basados en un certificado electrónico reconocido, admitidos por las Administraciones Públicas.
2. Las certificaciones electrónicas de nacimiento y matrimonio con sello de la Dirección General de los Registros y del Notariado, incluirán un código seguro de verificación que permita comprobar la autenticidad del documento y la correspondencia de los datos con los que consten en la base central de datos. Dicha verificación se realizará a través de la sede electrónica del Ministerio de Justicia.
3. Las aplicaciones que sirven de soporte a la tramitación telemática estarán accesibles a través de la sede electrónica del Ministerio de Justicia, con los requisitos y garantías establecidos para ésta.
Cuarto. Validación de identidad.–El sistema de presentación de solicitudes validará los datos de identidad del solicitante.
Legitimación para solicitar certificaciones electrónicas de nacimiento con sello de la Dirección General de los Registros y del Notariado
Las certificaciones electrónicas objeto de la presente Resolución sólo se expedirán previa solicitud, cuando el solicitante sea el titular de los datos, acredite su identidad por los medios previstos en la disposición tercera de esta Resolución y formule su petición a través del procedimiento descrito en la disposición séptima de la misma.
Carácter de las certificaciones electrónicas de nacimiento con sello de la Dirección General de los Registros y del Notariado
Las certificaciones electrónicas de nacimiento expedidas con Sello Electrónico de la Dirección General de los Registros y del Notariado, servirán para acreditar los datos contenidos en los asientos registrales informatizados y digitalizados que consten en la base central de datos dependiente del Centro Directivo.
Procedimiento para la tramitación telemática de las certificados de nacimiento
1. El procedimiento se inicia con la presentación de la solicitud en la sede electrónica del Ministerio de Justicia. Dicha solicitud contendrá todos los datos obligatorios establecidos en el formulario previsto al efecto en dicha sede electrónica. El solicitante deberá ser el titular de los datos y acreditar electrónicamente su identidad conforme a los requisitos técnicos establecidos en la disposición tercera de la presente Resolución.
2. Las certificaciones electrónicas de nacimiento y matrimonio se expedirán automáticamente con el sistema de sello electrónico de la Dirección General de los Registros y del Notariado e incluirán información sobre el código seguro de verificación, el procedimiento de verificación del contenido del documento que se expide y la fecha de expedición.